חיפוש
!קלי איתך

חובת דיווח דיגיטלי על תשלומים לקופות גמל

סקירה של עיקרי השינויים הצפויים בעקבות תקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל) (תשלומים לקופות גמל)

בקיץ 2014 התפרסמו תקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל) (תשלומים לקופות גמל), התשע"ד-2014, אשר עתידות לשנות מקצה לקצה את מתכונת העברת התשלומים אל תכניות הביטוח הפנסיוני של עובדים שכירים, תוך הכבדה של ממש על כתפי המעסיקים.

אני מביאים לכם סקירה של עיקרי השינויים הצפויים, את השלכותיהם על המעסיקים ואת האופן שבו נערכת קלי, כדי לסייע ללקוחותיה להתמודד עם הצו ועם אתגרי השעה.    

 1. על מי חלות התקנות, והחל ממתי?

התקנות החדשות מחייבות כל ארגון המעסיק למעלה מ- 10 עובדים, לדווח החל ממשכורת חודש 1/2016, אודות הפקדות אל תוכניות לביטוח פנסיוני של עובדיו, באמצעים דיגיטליים בלבד, ובקובץ מבנה אחיד, שנקבע על ידי משרד האוצר. החל ממשכורת חודש 1/2017, יחולו התקנות על כלל המעסיקים במשק.

 יצוין כי מועד כניסתן לתוקף של התקנות נדחה כבר פעם אחת - מהמועד המקורי בחודש 1/2015 עד לחודש 1/2016 - ולא מן הנמנע, כי ישוב ויידחה בשנית. יחד עם זאת, עצם קיומן של התקנות היא עובדה מוגמרת, ועל כן מומלץ בחום למעסיקים, לקדם את החשיבה ואת ההיערכות לקראת יישומן.   

2. מהו המצב נכון להיום?

מעסיקים רבים, מעבירים את התשלומים השוטפים אל תוכניות הביטוח הפנסיוני של עובדיהם (ולעיתים אף אל קרנות השתלמות), באמצעות סוכני ביטוח פנסיוני או מנהלי הסדרים. לרוב, מפקיד המעסיק תשלום כולל בחשבון נאמנות, שמנהל סוכן ביטוח על פי הנחיות הממונה על שוק ההון, ביטוח וחיסכון. עם קבלת התשלום הכולל, מפצל אותו מנהל ההסדר הפנסיוני בין הקופות והקרנות השונות, ברמת רכיב הפקדה, בהתאם לבחירתו של כל עובד ועובד.

מהבחינה המשפטית, נקבע בעבר בחקיקה ראשית, כי דינה של העברת תשלומים אל הסוכן הפנסיוני, כדין הפקדתם של הכספים בידי הגוף המוסדי עצמו. משכך, עם העברתם של התשלומים אל מנהל ההסדר, יצא המעסיק ידי חובתו כלפי עובדיו. על מנהל ההסדר הוטל "כאב הראש" הכרוך בפיצול התשלומים לחברות ביטוח/קרנות פנסיה/קופות גמל והשתלמות, לרבות בקרה חשבונאית על קליטת התשלומים וטיפול בתקלות למיניהן; כאשר היבטים טכניים/אדמיניסטרטיביים אלו, אינם בשליטתו או באחריותו של המעסיק.    

3. מה צפוי להשתנות, ומדוע?

התקנות החדשות מטילות כעת על המעסיק, אחריות ישירה להפקדת כספים לקופות גמל, לדיווח אודות העברת התשלומים במתכונת דיגיטלית ומוכתבת מראש, ולבקרה על קליטת התשלומים בגופים המוסדיים ולפיצולם כראוי בחשבונות העובדים.

העברת האחריות התפעולית למעסיק, נובעת מהתפיסה שהשתרשה באגף שוק ההון, לפיה השירות הניתן למעסיק על ידי מנהלי הסדרים ממומן כיום על ידי העובד. על פי תפיסה זו, מנהלי הסדרים מקבלים תגמול מהגופים המוסדיים, שמקורו בדמי הניהול המשולמים על ידי העובדים, ואינם מקבלים תשלום כלשהו מהמעסיק; כך שהעובד הוא זה שמממן, בעקיפין, את שירותי הסליקה למעסיק.

4. מה אם כן, הן החובות המוטלות על המעסיק?

על פי התקנות החדשות, נדרש המעסיק להפקיד תשלומים לגופים המוסדיים ולדווח עליהם, בפורמט קבוע וידוע מראש המכונה "ממשק אחיד". העברת הממשק צריכה להתבצע באמצעים דיגיטליים (ולא ברשימות נייר), בכפוף לקריטריונים מחמירים של אבטחת מידע.

בנוסף, מוטלת על המעסיק חובת הבקרה על קבלת ורישום הזכויות על ידי הגופים המוסדיים, לרבות קליטת היזונים חוזרים, טיפול בשגויים ומעקב אחר דיווחים שלא נסגרו בזמן.

לבסוף, נדרש המעסיק לדווח בנפרד אודות כל אירוע של הפסקת העברת תשלומים לקופות, כולל הסיבה לכך (חופשת לידה, חופשה ללא תשלום, העברת הפקדות לקופה אחרת וכד'); ובמקרה של הפסקת עבודה - לפרט את מעמד כספי הפיצויים (שחרור כספים - כן/לא).

יודגש כי מעסיק רשאי לייפות את כוחו של צד ג' לבצע את פעולות הדיווח והבקרה, אך הפעלת צד ג' אינה פוטרת את המעסיק מאחריות לביצוע.      

5. מהן החובות המוטלות על הגוף המוסדי?

לצד חובות המעסיק, מכתיבות התקנות לגופים המוסדיים תהליכי עבודה מפורטים עד מאד, בנוגע לקליטת הממשק האחיד, ולמשלוח "היזון חוזר ראשוני" על קבלה וכשירות טכנית (תוך 3 שעות); "היזון חוזר מסכם שוטף" אודות אופן קליטת הרשימה והכספים (תוך 3 ימים); "היזון חוזר מסכם חודשי" אודות סטאטוס הטיפול (אחת לשבוע/חודש); "והיזון חוזר שנתי" בסוף כל שנה, אודות ריכוז התשלומים שהופקדו בשנה הקלנדרית.

על בסיס משובים אלו מאת הגופים המוסדיים, אמור המעסיק, או מי מטעמו, לבקר את קליטתם התקינה והמדויקת של התשלומים החודשיים לקופות על שם עובדיו. 

6. לסיכום, מהם עיקרי השינויים שייכנסו לתוקף בחודש ינואר 2016?  

7. מהן דרכי ההיערכות, הפתוחות בפני המעסיק?

ברור לחלוטין, כי אין למעסיק מן השורה את הידע והכלים לביצוע המטלות מכוח התקנות. לאור זאת, ניצב כיום המעסיק בפני הדילמה הקלאסית של: buy or build; ובאופן ספציפי, פתוחות בפניו כעת שתי אפשרויות בסיסיות:

(א)  להיערך לעמידה בדרישות החוק בכוחות עצמו, תוך גיוס כוח אדם בעל ידע בתחום הביטוח הפנסיוני.

(ב)  להסתייע בשירותי מיקור חוץ, כגון מנהל ההסדר הפנסיוני, לשכת השכר או חברת סוויפטנס בע"מ, מפעילת המסלקה הפנסיונית, שאת הקמתה יזם משרד האוצר.

8. כיצד נערכים בקבוצת קלי?

מתוקף תפקידנו כמנהל הסדרים פנסיוניים בארגון, ברשותנו מידע עדכני על אודות בחירתו של העובד, ומבנה תיק הביטוח הפנסיוני שלו. כמו כן אנו סולקים כבר היום, תשלומים אל תוכניות לביטוח פנסיוני, בניהול כמעט כל הגופים המוסדיים בישראל (ברמת הכסף + אינפורמציה). משכך, אך טבעי יהיה עבורנו, להמשיך ולספק את השירות למעסיק, תוך ביצוע ההתאמות המחויבות משיטת הדיווח החדשה.

 יתרה מכך, בהשוואה לספקי שירותים אחרים, אנו נמצאים בפוזיציה - לא רק להצביע על שגיאות ואי התאמות חשבונאיות, אלא גם לפתור את הבעיות מול הקופה או הקרן, ובכך לסגור את מעגל הטיפול בתיק במהירות וביעילות יחסית!        

9. האם יהיה השירות כרוך בתשלום?

התקנות החדשות מגדירות סטנדרטים של מערכות מידע ואבטחת מידע, כמו גם תהליכי עבודה תפעוליים שוטפים - ללא אח ורע! במשתמע, כדי לעמוד בדרישות החוק, נידרש להשקעה ניכרת ומתמשכת של משאבים, ועל כן לא יהיה מנוס עבורנו, מלבקש מהמעסיק לשלם לנו שכר טרחה עבור מתן השירותים.    

אגב, מצב עולם זהה ישרור "בכל מזג אוויר", כלומר, לא חשוב באיזה ספק שירותים חיצוני יבחר המעסיק: לשכת שכר, מסלקה פנסיונית, וכד'. ועל כן מומלץ בזאת לשריין, החל משנת התקציב 2016, עלות כספית סמלית פר עובד לחודש, אשר תתווסף לעלויות ההעסקה האחרות של המעסיק (באדיבות משרד האוצר!)    

10. מה השלב הבא?

בימים אלו אנו עושים לילות כימים, בניתוח דרישות החוק, ובגיבוש צורת ההיערכות הנגזרת, של כל הצדדים הנוגעים לדבר.

בתוך כחודש ימים, הצבנו לעצמנו למטרה לחזור אליכם עם עדכון נוסף אודות התובנות שלנו, ולהציג בפניכם את תהליכי העבודה הנדרשים לשם עמידה בלוחות הזמנים שהכתיב משרד האוצר, לרבות קידוד אחיד של מספרי האוצר בכל הקופות הפנסיוניות, וכיוצא בזה היבטים טכניים של ההיערכות.

למותר לציין כי אנו נמצאים כאן בשבילכם, ולא נחסוך כל מאמץ כדי לתת מענה כמיטב יכולתנו, לכל הבהרה או שאלה שתתעורר!    

11. מה יקרה אם לא יצליח המעסיק להיערך בזמן?

כזכור, מחייבות תקנות מס הכנסה את המעסיק, להעביר תשלומים אל קופות הגמל של עובדיו, בתוך 7 ימי עסקים מיום תשלום המשכורת, או ב- 15 בחודש העוקב את חודש השכר, על פי המוקדם מבין השניים.

עד היום, המעיטו הגופים המוסדיים מלאכוף את ביצוע התקנות האמורות, אך לא עוד. על פי החקיקה החדשה, חייבים יהיו הגופים המוסדיים לגבות מן המעסיק תשלום ריבית פיגורים, בגין כל חריגה מהיום ה- 16 לחודש העוקב את חודש המשכורת, ועד למועד ביצוע התשלום בפועל. גובה הריבית, אגב - בשיעור ריבית הפיגורים בשל איחור בהעברת כספים מהמערכת הבנקאית שמפרסם החשב הכללי, שהיא ריבית נשך!

כמו כן, בטיוטת חוזר שפרסמה המפקחת על הביטוח בתחילת יוני, ניתן גילוי נאות לכוונתה של הממונה, לחייב את הגופים המוסדיים לדווח למשרד האוצר, אודות מעסיקים שאינם עומדים בדרישות התקנות להעברת פרטים באמצעות קובץ נתונים ממוכן ובמבנה אחיד. מעסיקים שיכללו "ברשימה שחורה", חשופים יהיו להטלת עיצומים כספיים על ידי משרד האוצר. 

לקבלת פרטים
ללא התחייבות
מעודכנים בכל
השינויים הפנסיוניים?
רשמו אותי לקבלת עדכונים במייל
:כדאי לקרוא גם על
ביטוח חיים
קופות גמל
קרנות השתלמות
ליווי מקצועי ואישי
לפני פרישה
יש כמה דברים חשובים שאתם חייבים לדעת התקשרו עכשיו
טלפון
6367129
03
כתבות ומאמרים