בעלי עסקים קטנים, שימו לב: רפורמת הדיווח הפנסיוני האחיד מתרחבת – וגם אתם חייבים לדווח

בשנים האחרונות מתרחש בישראל מתחת לפני השטח תהליך עומק של הנגשה, הפשטה והאחדה של מכשירים פיננסיים. במילים אחרות, המדינה רוצה שתחומי הפנסיה, הגמל, החיסכון והאשראי יהיו יותר ידידותיים למשתמש – בין אם זה אדם יחיד ובין אם מדובר בתאגיד שמעסיק מאות עובדים. 

בין חלק מהחידושים שהגיעו לתחום הפיננסים בישראל כחלק מהדרך להגשמת המשטרות הללו ניתן למנות את קרנות ברירת המחדל בפנסיה; פתיחת המסלקה הפנסיונית; חוקי בנקאות פתוחה; ועוד. גם הדיווח על ההפרשות של מעסיקים לקרנות הפנסיה ולקופות הגמל של עובדיהם עבר מהפך מתגלגל, ובתחילת 2023 הלב האחרון של הרפורמה הזאת יגיע עם החלתה גם על עסקים קטנים.

זוהי "רפורמת הדיווח האחיד", שבא להסדיר את הדרך שבה מעסיקים מדווחים על ההפקדות לקופות הגמל. הרפורמה מחייבת מעסיקים לדווח באופן מלא על ההפקדות המבוצעות לקרנות ולקופות של עובדיהם. בנוסף, הרפורמה משרטטת את הדרך הנכונה לדיווח, ומפרטת את הסעיפים שאותם צריכים המעסיקים למלא. 

מהי רפורמת הדיווח האחיד?

רפורמת הדיווח האחיד מדגישה את האחידות בדיווח: המעסיק מזין דרך ממשק ייעודי את נתוני ההפקדות אל מול החברה המנהלת את קרנות הפנסיה של עובדיו לפי פורמט אחיד – וכאן החידוש. האחידות בנוסחי הדיווחים המקוונים מאפשרת מעקב פשוט ובקרה – הן של המדינה, הן של מנהלי הפנסיה והן של המעסיקים – אחר ההפקדות ומימוש הזכויות הפנסיוניות של העובדים. 

על מי חלה חובת הדיווח האחיד?

כאמור, רפורמת הדיווח האחיד יצאה לדרך לפני כמה שנים עם פרסום תקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים בשנת 2014. ואולם, יישומה בשטח הגיע בכמה שלבים – מעסיקים גדולים נדרשו לעמוד בחובות הדיווח החדשות ראשונים, ואליהם הצטרפו עסקים בינוניים וקטנים בהדרגה. 

החל ב-2016 מעסיקים עם יותר מ-100 עובדים חויבו לעמוד בכללי הדיווח האחיד. שנה לאחר מכן, ב-2017, חויבו גם מעסיקים עם 50-100 עובדים לדווח כך. ב-2018 הצטרפו אליהם מעסיקים עם 21-49 עובדים. ב-2019 חלה החובה גם על עסקים עם 20 עובדים ומטה, אך לאור הקושי בהתרגלות למצב החדש עבור עסקים קטנים – שלא עסקו בדיווח לפני כן – הוחלט על ידי רשות שוק ההון להחריג זמנית עסקים בהיקף של עד 10 עובדים. 

כעת, כאמור, המצב השתנה. החל מפברואר 2023 גם בעלי עסקים עם 4-9 עובדים יחוייבו לדווח באופן מקוון לפי כללי הדו"ח האחיד – על כל הנוגע להפרשות פנסיה וגמל לעובדיהם. לפי נתונים שפורסמו ב"גלובס" בתחילת אוקטובר, המשמעות היא 200 אלף בעלי עסקים קטנים – רובם לא מנוסים בדיווח פנסיוני – שיצטרכו להתחיל לעמוד בדרישות הרגולציה.

מה כולל הדיווח האחיד?

מעסיקים גדולים מחזיקים קרוב לוודאי מחלקות כספים ומשאבי אנוש שדואגות לדווח באופן מסודר. ובכל מקרה, חובת הדיווח לפי הכללים החדשים כבר חלה עליהם מספר שנים, שבהן יכלו להתרגל, לטעות וללמוד את הדרכים הטובות היותר לדווח.

עסקים בינוניים וקטנים לא יכולים להרשות לעצמם ברוב המקרים להשקיע משאבים בניהול הדיווחים. תוכנת השכר שבה אתם משתשים תנפיק עבורכם דיווח, שאותו יש להזין בממשק של החברה המנהלת את קרנות הפנסיה של העובדים. לכן בתור בעל או בעלת עסק עם עובדים שכירים, עליך להכיר את הטופס המקוון, את הפלט מתוכנת השכר ואת הנתונים שצריך להזין. החדשות הטובות הן שמהות ההאחדה בדיווח היא ליצור עקביות, ולכן הפרטים שמוזנים יהיו זהים מול כל חברת פנסיה ועבור כל מעסיק. 

אז מה כלול בדיווח האחיד? פרטי המעסיק ופרטי החברה המנהלת את הקרן או את הקופה; נתוני העברת הכסף – קוד זיהוי הקופה, פרטי חשבון הקופה, פרטי חשבון המעסיק, סכום ההפקדה ותאריך הפעולה; פרטי הקופה אליה מופקדים הכספים – פוליסת ביטוח, קרן פנסיה, קרן השתלמות, קופת גמל וכו'; פרטים אישיים של העובד שעל שמו ההפקדה; פירוט חודש המשכרות הרלוונטי להפקדה – סטטוס העובד, ימי עבודה בחודש ואחוזי המשרה ועוד; וכן פירוט פיצול ההפרשות בקופה. 

בנוסף לפרטים הקבועים, התקנות קובעות גם שהדיווח חייב להיות נאמן למציאות (כמובן) וגם נאמן לרישומים הפנימיים של המעסיק. כלומר, אתם כבעלי עסקים מפעילים מערכת שכר וחישוב שעות, והמידע שנשמר במערכת חייב להיות תואם למידע שמדווח לגוף הפנסיוני, ולהיות מועבר לה ללא שינוי. 

להתחיל להתרגל

חובת הדיווח האחיד יכולה להיות שינוי מהותי שישפיע עליך כבעל עסק קטן. התהליך מוסדר ומטרתו להקל בסופו של דבר על הדיווחים, אך כמובן שהמעבר יכול להיות מאתגר. לכן חשוב שבעלי עסקים קטנים שלא חויבו עד כה בדיווח יתחילו ללמוד ולהבין את חובות הדיווח כבר מעכשיו. כך, כשיגיע פברואר, יוכלו להימנע ממצב של אי-דיווח – שמשמעותו תהיה בעייתית. 

אין לראות בנאמר תחליף לשיווק פיננסי ופנסיוני המותאם לצרכי הלקוח. השימוש במידע ובנתונים הינו על אחריות הבלעדית של המשתמש.